برنامه‌ی عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه به کمک آن به اهداف خود برسیم؟

توضیحات

برنامه‌ی عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه به کمک آن به اهداف خود برسیم؟

برنامه‌ی عملیاتی (Action Plan) چیست؟ چگونه به کمک یک برنامه‌ی عملیاتی به اهداف خود برسیم؟ سوالی که کمتر کسی از خود می‌پرسد.

اینکه وجود اهداف در زندگی ضروری است به هیچ وجه قابل انکار نیست. این اهداف هستند که به زندگی هدف و معنا می‌دهند. اما اهداف به سادگی و به خودی خود به دست نمی‌آیند. باید یک برنامه‌ی عملیاتی داشته باشید تا به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند.

با داشتن یک برنامه‌ی عملیاتی ایده‌ی شفافی از اینکه چگونه به جایی که می‌خواهید برسید، برای رسیدن به آنجا چه چیز می‌خواهید، و چگونه انگیزه‌ی لازم برای ادامه‌ی مسیر را بیابید، خواهید داشت. بدون داشتن برنامه‌ای که به آن متعهد باشید، مردد و منحرف شدن از مسیر بسیار آسان است. به همین دلیل است که بسیاری از افراد در حفظ تصمیمات سال جدیدشان با شکست مواجه می‌شوند. بدون داشتن یک برنامه‌ریزی مؤثر و کارآمد، همیشه راهی برای انجام نشدن امور وجود خواهد داشت.

با در ذهن داشتن این موضوع، در این مقاله از هاو کن یو روش ایجاد یک برنامه‌ی عملیاتی برای شما ارائه شده است تا به شما کمک کند به هر هدف شخصی‌ایی که تعیین کرده‌اید، برسید.

 

چرایی هدفتان را مشخص کنید

یک تست سریع برای شما وجود دارد که می‌توانید همین حالا آن را انجام دهید.

برای انجام این تست کافی است به اهدافی که قبلا تعیین کرده‌اید فکر کنید. اکنون در مورد اهدافی که به آن‌ها دست یافته‌اید و به آن‌هایی که دست نیافته‌اید فکر کنید.

هدف از این آزمایش این است که به یک موضوع مشترک توجه کنید. اهدافی که در رسیدن به آن‌ها موفق عمل کرده‌اید دارای نیتی بوده‌اند که اهدافی که در رسیدن به آن‌ها با شکست مواجه شده‌اید، فاقد آن بوده‌اند. به عبارت دیگر چرایی هدف خود را می‌دانسته‌اید، و جواب این “چرا” انگیزه‌ی لازم برای ادامه‌ی راه را برای شما تامین می‌کرده است.

سایمون سینک (Simon Sinek) نویسنده‌ی کتاب: “چرایی‌ات را جستجو کن: یک راهبرد عملی برای یافتن مقصد شما و تیمتان” اینگونه توضیح می‌دهد:

“زمانی که چرایی هدفتان را درک کنید، قادر خواهید بود به طور شفاف پاسخ این سوال را که “چه چیز باعث می‌شود حس رسیدن و برآورده شدن خواسته‌هایتان در شما ایجاد شود؟” را بیابید و بهتر درک کنید که زمانی که در بهترین حالت طبیعی ممکن هستید چه چیز رفتارتان را هدایت می‌کند. وقتی بتوانید این مسئله را درک کنید، یک نقطه‌ی مرجع برای تمام کارهایی که بعد از آن انجام خواهید داد، بدست خواهید آورد.”

این به نوبه‌ی خود باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌های بهتر و انتخاب‌های شفاف‌تری داشته باشید. سینِک همچنین اظهار دارد:

“شما قادر خواهید بود انتخاب‌های ارادی‌تری برای کسب‌و‌کارتان، شغلتان و زندگی‌تان داشته باشید. قادر خواهید بود دیگران را تشویق کنید تا محصولات شما را خریداری کرده، با شما کار کنند و به اهداف شما ملحق شوند.”

جان هال (John Hall) دستیار مؤسس و مدیر اپلیکیشن کلندر(Calendar) است، یک اپلیکیشن پیشرو در زمینه‌ی برنامه‌ریزی و بهره‌وری که روش مدیریت و سرمایه‌گذاری زمانی شما را تغییر می‌دهد. در این مقاله نمونه‌ای که به تازگی در زندگی جان هال رخ داده است، توضیح داده شده است:

در اوایل سال جاری او تصمیم می‌گیرد سلامت خود، به خصوص کاهش وزنش را، در اولویت بالاتری قرار دهد. به گفته‌ی خود او انتخاب این هدف به این دلیل است که انرژی بیشتری در محل کار به او می‌بخشد، خوابش را بهبود می‌دهد و به او کمک می‌کند تا پدر بهتری باشد. چرا که در تمام اوقاتی که با فرزندان خود مشغول بازی بوده است اصلا به صدای خس خس هنگام تنفس اهمیتی نمی‌داده است. تمامی این عوامل دست به دست هم داده‌اند تا به او یک نیت بلند مدت دهند نه یک هدف کوتاه مدت و سطحی مثل خوب به نظر رسیدن در یک مهمانی چند ساعته.

قبل از اینکه شروع به ایجاد یک برنامه‌ی عملیاتی کنید به این فکر کنید که چرا در حال تعیین یک هدف جدید هستید. انجام این کار شما را راهنمایی می‌کند تا در این مسیر پیش بروید و وقتی کار سخت شد، که قطعا چنین خواهد شد، یک ستاره‌ی قطبی به عنوان قطب نما و راهنما داشته باشید.

اهداف خود را بنویسید

حالا که یک هدف در ذهن خود دارید وقت آن رسیده است که آن را از سرتان بیرون آورده و روی یک تکه کاغذ پیاده‌اش کنید. اگرچه می‌توانید از طریق یک اپلیکیشن نیز این کار را به صورت الکترونیکی انجام دهید اما تحقیقات نشان داده‌اند که وقتی اهدافتان را روی کاغذ می‌نویسید 42 درصد شانس بیشتری برای دستیابی به آن‌ها دارید.

این مورد به خصوص برای صاحبان کسب و کار از اهمیت خاصی برخوردار است. اگر خودشان زمانشان را برنامه‌ریزی نکنند، افراد دیگر و کارهای دیگر آن‌ها را در یک زمان برنامه‌ریزی شده قرار می‌دهند.

دلیل این کار به نحوه‌ی کارکرد مغز برمی‌گردد. چرا که وقتی به طور فیزیکی یک هدف را می‌نویسید در حال برقراری ارتباط با طرف چپ مغز خود هستید که بخش واقعی و منطقی است. در نهایت انجام این کار پیامی را به مغز شما منتقل می‌کند که شما به طور جدی قصد رسیدن به آن هدف دارید. حتی شما را تشویق می‌کند تا ناخودآگاه خود را باز کرده و  ایده‌های جدیدی در ذهن خود پرورش دهید و اهداف خود را به ثمر بنشانید.

اهداف خود را هوشمند (SMART) کنید

هوشمند و یا اسمارت کردن اهداف یک سیستم رایج در مدیریت کسب‌و‌کار است. چون تضمین می‌کند هدفی یا اهدافی که تعیین کرد‌ه‌اید هم واقع‌بینانه و هم دست‌یافتنی هستند. این نکته می‌تواند به عنوان یک مرجع برای راهنمایی شما طی برنامه‌ی عملیاتی‌تان به کار رود.

با تعیین کردن یک هدف اسمارت می‌توانید شروع به سرازیر کردن فکر‌های بکر در مورد گام‌ها، کارها و ابزارهایی لازم برای اثربخشی عملتان، کنید. به این کار طوفان فکری یا brainstorm می‌گویند.

  • حرف s برای خاص بودن (specific): شما باید ایده‌های خاصی در مورد آنچه که می خواهید به دست بیاورید داشته باشید. برای شروع به کلمات پرسشی‌ایی از قبیل چه کسی؟ چه چیزی؟ کجا؟ چه زمانی؟ و چرا؟، پاسخ دهید.
  • حرف m برای قابل سنجش بودن (measurable): برای اینکه مطمئن شوید به هدفتان می‌رسید، معیارهای ملموسی را برای سنجش میزان پیشروی در اهدافتان تعیین کنید. چگونگی جمع آوری داده و اطلاعات را مشخص کنید.
  • حرف a برای قابلیت دسترس بودن (accessible): به ابزارها و مهارت‌هایی که برای رسیدن به هدفتان نیاز دارید فکر کنید. اگر آن‌ها را در اختیار ندارید راه دستیابی به آن‌ها را بیابید. آیا برای بدست آوردن آن‌ها می‌توانید در کلاس‌های آنلاین شرکت کنید؟ دوستی را الگوی خود قرار دهید؟ یا ویدئوهای یوتیوب را تماشا کنید و تمرین کنید؟
  • حرف r برای مرتبط بودن (relevance): چرا این هدف برایتان مهم است؟ آیا این هدف با اهداف دیگرتان هم‌تراز است؟ این نوع سوالات می‌تواند در تعیین مقصود واقعی هدف، و اینکه آیا ارزش پیگیری دارد یا خیر، به شما کمک کند.
  • حرف t برای محدوده‌ی زمانی (time bound): هدف شما چه روزانه، چه هفتگی و چه ماهیانه  باشد، در نظر داشتن یک محدوده‌ی زمانی مشخص می‌تواند به شما انگیزه دهد تا هر چه زودتر دست به عمل بزنید.

با کمی تحقیق بیشتر می‌توانید اطلاعات با جزئیات بیشتری را در مورد اسمارت کردن هدف به دست آورید.

هر بار یک قدم بردارید

آیا تا به حال با ماشین خود به سفر رفته‌اید؟ در این نوع سفرها اگر راه را بلد نباشید برای رفتن از نقطه‌ی A به نقطه‌ی B باید از یک نقشه استفاده کنید. این نقشه می‌تواند یک نقشه‌ی کاغذی قدیمی یا اپلیکیشن پیشرفته‌ی موبایل باشد، به هر حال فرقی نمی‌کند. همین ایده را می‌توان به ایجاد یک برنامه‌ی عملیاتی تعمیم داد.

برنامه‌‌ی عملیاتی شما هم مانند یک نقشه باید دارای دستورالعمل‌های گام به گام در مورد چگونگی رسیدن به هدفتان باشد. به عبارت دیگر، این اهداف کوچکتر هستند که به شما کمک می‌کنند به جایی که می‌خواهید برسید.

 به عنوان مثال، اگر می‌خواهید وزن کم کنید باید عوامل کوچکتر مانند کالری دریافتی و کالری سوخته شده، تعداد دقایقی که ورزش می‌کنید، مدت زمانی که پیاده‌روی می‌کنید و کیفیت خواب خود را در نظر بگیرید. هر یک از این عوامل نقشی را در کاهش وزن ایفا می‌کنند. حتی ممکن است شما را تشویق کنند به سایر ابعاد نیز نگاهی بیاندازید مثلا استرس. کورتیزول، هورمون استرس،  می‌تواند یکی از عواملی باشد که وزن بدن شما کاهش نمی‌یابد. به این ترتیب کاهش سطح استرس را به عنوان عاملی که می‌تواند به کاهش وزن منجر شود در نظر خواهید گرفت.

این موضوع می‌تواند مانند بسیاری از کارها قابل توجه و بزرگ به نظر برسد اما باعث می‌شود برنامه‌ی عملیاتی شما کمتر سخت و طاقت‌فرسا به نظر برسد و کنترل پذیرتر جلوه کند. مهم‌تر از همه اینکه این کار به شما کمک می‌کند تا در هر گام اقدامات خاصی که باید انجام دهید، یا رفتارهایی که باید تغییر دهید را تعیین کنید.

کارهای خود را در برنامه‌ی عملیاتی خود اولویت‌بندی کنید

بعد از شکل گرفتن گام‌های عملیاتی‌تان، فهرست خود را مرور کرده و کارها و وظایف را به ترتیبی قرار دهید که بهترین کارآیی را داشته باشند. به این ترتیب شما با مهم‌ترین گامی که بر روی کارتان بیشترین تاثیر را دارد، دست به کار خواهید شد.

به عنوان مثال، اگر شغلی دارید که در آن نیاز به نشستن‌های طولانی مدت دارد و از طرفی می‌خواهید وزنتان را کاهش دهد اولین گام شما باید این باشد که کمی فعال‌تر شوید. به همان ترتیب می‌توانید زمان بیشتری را به برنامه‌ی ورزش کردنتان در نظر بگیرید. گام بعدی می‌تواند این باشد که رژیم غذایی‌تان را تغییر دهید، مثلا اینکه قبل از شام سالاد بخورید یا از پرخوری اجتناب کنید یا به جای نوشابه آب‌های طعم دار بنوشید.

کارها و وظایف خود را برنامه ریزی کنید

تعیین یک محدوده‌ی زمانی برای اهدافتان یک لازمه‌ی مهم است. این کار مانع از به تاخیر انداختن شروع برنامه‌ی عملیاتی‌ شما می‌شود. با این حال رمز کار این است که واقع‌بین باشید. به عنوان مثال، طی دو هفته 10 کیلوگرم وزن کم کردن عملا غیر ممکن است.

همچنین باید زمان شروع و پایان را برای تک تک گام‌هایی که برای برنامه‌ی عملیاتی خود ایجاد کرده‌اید، مشخص کنید. و به علاوه محدوده‌ی زمانی برای به انجام رساندن هر یک از وظایف خاص را تعیین کنید. اضافه کردن آن‌ها به برنامه‌ریزی‌تان، تضمین می‌کند که وقتی این کارها باید انجام شوند شما روی آن‌ها متمرکز خواهید ماند، و اجازه نمی‌دهد کار دیگری حواس شما را پرت کند. به عنوان مثال، اگر زمان باشگاه رفتن را برنامه ریزی کرده باشید، هیچ چیز دیگری را در این چارچوب زمانی برنامه‌ریزی نمی‌کنید.

از وسوسه‌ی برنامه‌ریزی برای انجام دو کار به طور همزمان برحذر باشید. بعضی از فعالیت‌ها واقعا می‌توانند ترکیب شوند، مثلا برخی از افراد می‌توانند بدوند و هم‌زمان با دوستانشان هم حرف بزنند اما همه ‌ی افراد نمی توانند این کار را انجام دهند. خودتان را گول نزنید که می‌توانید هم بنویسید و هم به طور هم‌زمان یک برنامه‌ی تلوزیونی که توجهتان را جلب می‌کند، ببینید.

اگرچه می‌توانید از یک پلنر یا تقویم کاغذی استفاده کنید اما تقویم‌های آنلاین هم وجود دارند که می‌توانند گزینه‌ی بهتری باشند. شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید تا موعدهای مقرر و تاریخ‌های مهم را برای هر گامی که باید انجام دهید، تعیین کنید. همچنین می‌توانید آن‌ها را با افرادی که لازم است در جریان کارهایتان باشند، به اشتراک بگذارید (مثلا پارتنر ورزشی و یا مربیتان ).

در مسیر عادت‌های سالم خود باقی بمانید

بدون داشتن عادت‌های سالم، رسیدن به اهداف حتی چالش برانگیز‌تر نیز می‌شود. می‌توانید 5 روز در هفته به باشگاه بروید، اما اگر هر روز برای ناهار یک همبرگر بخورید تمام تلاش‌ها و کارهای سختی که انجام داده‌اید را خنثی می‌کنید. می‌توانید آن فست فود را با وعده‌ی مغذی‌تری جایگزین کنید تا به هدف کاهش وزنتان دست پیدا کنید.

بیایید فرض کنید اگر اهداف شما در حیطه‌ی کاریتان باشد چگونه باید در مسیر موفقیت بمانید؟

مثلا می خواهید یک سخنران حرفه‌ایی شوید و در جمع بهتر صحبت کنید. اگر سخنرانی‌تان را در جلسات سخنرانی بزرگ و رسمی تمرین و اجرا می‌کنید اما از موقعیت‌هایی که نیازمند سخنرانی بدون تمرین است، مانند دورهمی‌های شبکه‌های اجتماعی یا جلسات اجتماعی، اجتناب می‌کنید، کمکی به خودتان نمی‌کنید. شما باید به این فکر کنید که چه چیز به تغییر شما در جهت کسی که می‌خواهید باشید کمک می کند، نه اینکه ببینید ساده‌ترین کار و راحت‌ترین کار چیست و آن را انجام دهید.

 موارد موجود در برنامه‌ی عملیاتی خود را مرور و بررسی کنید

ممکن است فکر کنید زمان زیادی را صرف تهیه فهرست‌ها کرده‌اید. این کار نه تنها اهداف شما را واقعی می‌کند، بلکه برنامه‌ی عملیاتی شما را سازماندهی می‌کند، آن را منظم نگه می‌دارد، یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و موقعیتی را برای دنبال کردن روند پیشرفتتان به شما می‌دهد. فهرست‌ها با ایجاد ساختار اضطراب شما را کاهش می‌دهند. شما می‌دانید که دقیقا چه کاری باید انجام دهید و این کاری در چه زمانی باید انجام شود.

یک مورد به خصوص دیگر در مورد فهرستها وجود دارد. و آن این است که وقتی انجام کاری را در برنامه‌ی عملیاتی‌ خود تیک می‌زنید، مغز شما دوپامین ترشح می‌کند. (انواع مولکول‌ها و مواد شیمیایی، در مغز شما تردد و رفت و آمد می‌کنند و کمک می‌کنند که فرایند اندیشیدن و تحلیل کردن و کنترل بدن، به درستی انجام شود. اما هیچ‌ یک، شهرت دوپامین را به دست نیاورده‌اند! دوپامین کارکردهای متعددی دارد که کمک به کنترل حرکت‌ و کنترل توجه، خواب، حافظه، خلق و پیش بینی لذت، تنها موارد محدودی از آن‌ها است.)

 این پاداش باعث می‌شود شما احساس خوبی داشته باشید و بخواهید این احساس دوباره تکرار شود. اگر هر روزی که به باشگاه می‌روید را در تقویمتان خط بزنید، دوست دارید که رضایت حاصل از آن علامت ضربدر را دائما تجربه کنید. این یعنی به باشگاه رفتن خود ادامه خواهید داد.

مرور کرده و هر جا که لازم است از نو شروع کنید

رسیدن به هر هدف شخصی‌ایی، فر‌آیندی دارد. اگرچه یک شب به یک هدف  رسیدن خیلی عالی به نظر می‌رسد اما این کار نشدنی است و نیازمند صرف زمان است. در طول مسیر ممکن است عقب‌نشینی‌هایی را تجربه کنید. به جای اینکه ناامید شوید و صرف نظر کنید، مرورها و بررسی‌های مکرر را به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه در برنامه خود بگنجانید تا میزان پیشروی خود را بسنجید.

اگر در جایی که امید داشتید که باشید، نیستید؛ ممکن است لازم باشد نقشه‌ی راهتان را تغییر دهید. دوباره روی آن کار کنید تا بتوانید به هدفی که تعیین کرده‌اید برسید.

اصل اساسی

فرقی نمی‌کند در زندگی می‌خواهید به چه چیزی برسید؛ کاهش وزن، یادگیری یک مهارت جدید، یا به دست آوردن پول بیشتر، در هر حال باید برنامه‌ی عملیاتی داشته باشید. این به شما کمک می‌کند تا گام‌های واقع‌بینانه و چارچوب‌های زمانی‌ایی برای رسیدن به هدفتان در نظر بگیرید. همه‌ی شما در طول مسیر رسیدن به اهدافتان لغزش‌هایی را خواهید داشت. بهترین مزیت  یک برنامه‌ی عملیاتی این است که وقتی لغزش اتفاق بیفتد شما را دوباره به مسیر باز می‌گرداند.

آیا شما صاحبان کسب‌و‌کار از برنامه‌ی عملیاتی برای پیشرفت خود استفاده می‌کنید؟ دوستان خود را برای آشنایی با Action Plan به خواندن این مقاله دعوت کنید. تیم هاو کن یو همواره از نظرات و پیشنهادات شما کاربران عزیز استقبال می‌کند.

 

دیدگاهتان را بنویسید